发票和收据

要求付款 = permintaan bayaran

Dalam situasi ini pembeli belum membayar; penjual mahu pembeli membayar RM240 sebelum hujung bulan. Pilih dokumen yang dikeluarkan sebelum bayaran untuk menyatakan amaun dan tarikh akhir bayaran.

Contoh: Sebuah kedai meminta bayaran RM60 sebelum 30 Jun dengan menghantar dokumen yang menyatakan amaun dan tarikh akhir itu.

Awas: Dokumen yang mengesahkan wang sudah diterima hanya dikeluarkan selepas pembeli membayar. Slip deposit pula digunakan semasa memasukkan wang ke bank.

要求付款 = request for payment

A request for payment states the amount and due date before payment is made.

Example: An invoice requests RM60 before 30 June.

Watch out: A receipt is issued only after payment is received.

文件编号 = fungsi nombor dokumen

Fikirkan apa yang berlaku jika sebuah kedai mengeluarkan ratusan invois dan resit setiap bulan. Setiap dokumen memerlukan tanda pengenalan supaya boleh dicari dan dirujuk semula apabila ada pertanyaan.

Contoh: Seorang pelanggan menelefon tentang dokumen R-118; kerani mencari nombor itu dalam fail dan menemui rekod urus niaga yang betul.

Awas: Nombor dokumen tidak mengubah harga barang dan tidak digunakan untuk mengira kadar diskaun. Jangan keliru antara nombor rujukan dengan nilai wang.

文件编号 = purpose of a document number

Think about a shop that issues hundreds of invoices and receipts every month. Each document needs its own label so it can be found and referred to again when someone has a question.

Example: A customer phones about document R-118; the clerk searches the files for that number and finds the right transaction record.

Watch out: A document number does not change the price of goods and is not used to work out a discount rate. Do not confuse a reference number with an amount of money.

应付额 = amaun perlu dibayar

Amaun perlu dibayar ialah jumlah yang masih perlu dibayar oleh pembeli pada invois. Di sini ada 5 batang pen pada RM2.40 sebatang, jadi darabkan 5 dengan RM2.40. Anda boleh mengira 5 × RM2 dan 5 × 40 sen secara berasingan.

Contoh: 3 buah buku × RM2.00 = RM6.00 perlu dibayar.

Awas: Jangan gunakan wang tunai yang diterima apabila soalan hanya memberi invois. Jangan juga tambah 5 kepada RM2.40.

应付额 = amount due

The amount due is the total the buyer still needs to pay on an invoice.

Example: 3 books × RM2.00 = RM6.00 due.

Watch out: Do not use cash received when the question only gives an invoice.

核对交易 = memadankan urus niaga

Satu urus niaga dipadankan dengan beberapa maklumat sekali gus: amaun, tarikh, nama pembeli, nombor dokumen dan butiran barang. Dalam soalan ini amaun sama, tetapi tarikh dan pembeli berbeza, jadi fikirkan sama ada amaun sahaja sudah mencukupi.

Contoh: Invois RM40 untuk Encik Ali bertarikh 2 Mac dan resit RM40 untuk Puan Siti bertarikh 9 Mac mempunyai amaun sama tetapi pihak dan tarikh berlainan.

Awas: Warna kertas atau reka bentuk dokumen tidak membuktikan apa-apa. Banyak urus niaga berbeza boleh mempunyai amaun yang kebetulan sama.

核对交易 = matching a transaction

A transaction is matched using several details at once: amount, date, buyer's name, document number and item details. Here the amounts are equal, but the date and buyer differ, so consider whether the amount alone is enough.

Example: An RM40 invoice for Encik Ali dated 2 March and an RM40 receipt for Puan Siti dated 9 March share an amount but have different parties and dates.

Watch out: The colour or design of the paper proves nothing. Many different transactions can happen to have the same amount.

赊账 = Urus niaga kredit

Invois dikeluarkan oleh penjual untuk meminta bayaran. Ia biasanya melibatkan urus niaga kredit, iaitu pembeli menerima barang dahulu dan membayar kemudian mengikut tempoh yang dipersetujui.

Contoh: Contoh: sebuah kedai runcit mengambil 10 kotak minuman pada 1 Mac dan menerima invois RM200 yang perlu dibayar sebelum 31 Mac.

Awas: Jangan keliru dengan resit. Resit dikeluarkan selepas bayaran diterima, manakala invois meminta bayaran yang belum dibuat.

赊账 = Credit transaction

An invoice is issued by the seller to ask for payment. It usually involves a credit transaction, where the buyer receives the goods first and pays later within an agreed period.

Example: Example: a grocery shop takes 10 boxes of drinks on 1 March and receives an invoice for RM200 to be paid before 31 March.

Watch out: Do not mix it up with a receipt. A receipt is issued after payment is received, while an invoice asks for a payment not yet made.

发票余额 = Baki invois kredit

Jumlah invois RM360 ialah hutang yang perlu dibayar. Apabila sebahagian dibayar, baki hutang ialah jumlah invois ditolak bayaran yang telah dibuat.

Contoh: Contoh: invois RM500, pembeli membayar RM320 dahulu. Baki = 500 − 320 = RM180, dan resit dikeluarkan untuk RM320 itu.

Awas: Jangan tambah bayaran kepada jumlah invois. Bayaran mengurangkan hutang, bukan menambahnya.

发票余额 = Balance on a credit invoice

The RM360 invoice amount is the debt to be paid. When part of it is paid, the balance owed is the invoice amount minus the payment already made.

Example: Example: invoice RM500, the buyer first pays RM320. Balance = 500 − 320 = RM180, and a receipt is issued for the RM320 paid.

Watch out: Do not add the payment to the invoice total. A payment reduces the debt; it does not increase it.

收据 = Resit

Resit ialah bukti bayaran. Ia dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli selepas wang diterima, dan mencatat tarikh, nombor resit, nama pembayar serta amaun yang dibayar.

Contoh: Contoh: Encik Lim membayar yuran tuisyen RM120 pada 5 Mei. Pusat tuisyen memberi resit bernombor 0457 untuk RM120.

Awas: Jangan anggap resit sebagai permintaan bayaran. Dokumen yang meminta bayaran ialah invois.

收据 = Receipt

A receipt is proof of payment. It is issued by the seller to the buyer after the money is received, and it records the date, receipt number, payer's name and amount paid.

Example: Example: Mr Lim pays RM120 tuition fees on 5 May. The tuition centre gives him receipt number 0457 for RM120.

Watch out: Do not treat a receipt as a request for payment. The document that asks for payment is the invoice.

发票总额 = Jumlah invois

Invois menyenaraikan setiap barang dengan kuantiti dan harga seunit. Kira jumlah bagi setiap barang dahulu, kemudian tambah semuanya untuk mendapat amaun yang perlu dibayar.

Contoh: Contoh: 4 kotak tisu, RM6.25 sekotak = RM25.00; 3 botol sabun, RM8.40 sebotol = RM25.20. Jumlah = RM50.20.

Awas: Jangan darab jumlah kuantiti dengan hasil tambah harga seunit, kerana setiap barang mempunyai kuantiti berbeza.

发票总额 = Invoice total

An invoice lists each item with its quantity and unit price. Work out the amount for each item first, then add them to get the amount payable.

Example: Example: 4 boxes of tissue at RM6.25 = RM25.00; 3 bottles of soap at RM8.40 = RM25.20. Total = RM50.20.

Watch out: Do not multiply the total quantity by the sum of the unit prices, because each item has a different quantity.